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Intégration réussie : une responsabilité collective!

Blogue - 2 février 2022

L’arrivée d’un nouvel employé dans une organisation est un événement qui allie habituellement un mélange de fébrilité et d’interrogations de toutes sortes, autant de la part de l’employeur que de l’employé.

L’intégration d’un employé

On sait que la qualité de l’intégration d’un employé est un facteur important dans la rétention des ressources. C’est pourquoi il est important de ne pas négliger l’accueil et la formation des nouveaux employés, afin de leur permettre notamment de développer une bonne première impression de l’organisation et de s’y sentir « à sa place ».

En réalité, il est impossible de mettre les opérations sur pause pour accueillir un nouvel employé de manière formelle. En effet, il y a fort à parier que lors de la première semaine de travail de la nouvelle ressource, ses coéquipiers et les gestionnaires continuent à être sollicités par les clients internes et externes, faisant en sorte que tous demeurent très occupés à leurs responsabilités respectives.

Le processus de communication et d’intégration sont des éléments clés

C’est notamment pour cette raison que des processus de communication et d’intégration bien ficelés deviennent des éléments clés de réussite. Tout d’abord, sur le plan de la communication interne, il est primordial d’informer au préalable l’ensemble de l’équipe quant à l’arrivée d’un nouveau collègue.

Cette communication pourra servir à présenter brièvement la personne tout en répondant à certaines questions :

  • Quels seront son titre et son rôle?
  • À qui se rapportera-t-il?
  • Quelle est la date d’arrivée prévue?
  • Son arrivée sera-t-elle graduelle?
  • Où sera situé son poste de travail?

Par ailleurs, il est souvent très utile de mettre en place une politique d’intégration afin d’accueillir l’employé de manière bienveillante et agréable. Souvenez-vous de vos propres premières journées dans un nouvel emploi : il est facile de se sentir désorienté, voire désemparé par autant de nouvelles choses à assimiler!

Les éléments d’un bon processus d’intégration

Question de faciliter le tout, un bon processus d’intégration devrait comprendre minimalement les éléments suivants :

  • En amont, il est primordial de prévoir le nécessaire pour que l’employé se sente rapidement fonctionnel. Cela inclut notamment : un espace de travail, l’équipement requis tel qu’un ordinateur, une adresse courriel, un poste téléphonique ou un cellulaire, etc., disponibles dès le premier jour de travail.
  • De l’information sur la structure, les conditions de travail et les valeurs organisationnelles. On retrouve souvent le tout dans un document de type « Manuel de l’employé », à remettre dès la première journée.
  • Une activité de bienvenue impliquant l’équipe immédiate. Ceci peut prendre différentes formes : un tour de table de présentations lors de la première réunion d’équipe, un message de bienvenue par courriel, un dîner d’accueil organisé avec les collègues lors de la première semaine, une petite pensée sur son bureau (carte signée des gestionnaires et/ou membres de l’équipe, plante, tasse ou autre petite pensée).
  • Un calendrier incluant des rencontres avec les personnes-clés, soit pour faire plus ample connaissance ou pour transmettre une partie de la formation nécessaire à l’accomplissement des tâches.
  • De la documentation sur les processus, des outils aide-mémoire.
  • L’accès à une personne ressource à qui le nouvel employé peut se référer pour des questions d’ordre administratif ou professionnel. On appelle parfois ces personnes « parrain » ou « marraine ».

Plusieurs de ces suggestions peuvent être réalisées de manière virtuelle lors de l’intégration d’un employé à distance ou en télétravail. En ce sens, il est possible d’être créatif pour réaliser une activité de bienvenue digne de ce nom dans un tel contexte.

Au cours des premiers jours, semaines, voire mois suivant l’embauche…

Il est important de procéder à un certain suivi du vécu et du ressenti du nouvel employé. Souvent, la personne n’osera pas poser toutes ses questions ou manifester son inconfort face à certains éléments dans son nouvel environnement. C’est au gestionnaire et à l’équipe en place de se montrer attentif et proactif à cet égard.

N’oublions pas qu’une intégration réussie favorise la rétention des employés, qui se sentent immédiatement engagés envers la mission et les objectifs de l’entreprise, tout en bénéficiant d’un sentiment d’appartenance plus grand.

À cet effet, plusieurs rapports d’évaluation automatisée proposent des approches en fonction du style de personnalité du candidat nouvellement embauché, selon trois enjeux d’intégration significatifs, soit :

  • L’apprentissage du rôle et de la tâche;
  • La création d’un réseau social;
  • L’adaptation à la culture et aux valeurs de l’équipe et de l’organisation.

Les premiers jours sont cruciaux… n’en sous-estimez pas l’importance et faites appel aux divers outils à votre disposition afin de vous aider à les optimiser pour une intégration réussie!

Auteur

Guylaine Deschênes

Professionnelle d’expérience, je possède un doctorat en psychologie dont la thèse porte sur la conciliation travail-vie personnelle. Ayant consacré l’ensemble de ma carrière au milieu passionnant de la psychologie organisationnelle, j’ai développé un intérêt particulier pour tout ce qui concerne la qualité de vie au travail et la mobilisation des ressources.

J’ai rejoint brh au printemps 2016 au sein de l’équipe de la Montérégie, et je suis principalement interpellée sur des mandats d’évaluation de potentiel, de transition de carrière et de développement organisationnel. Passionnée de développement d’outils, je contribue à la conception des divers tests et évaluations pour la plateforme Interpreto. Ce rôle me permet de mettre à profit certaines de mes forces, en jumelant travail d’équipe, créativité et rigueur sur le plan psychométrique.

En dehors du travail, je me plais à m’investir dans mon rôle de conjointe et de mère. Ma principale façon de me ressourcer passe par le chant puisque je fais partie d’un ensemble vocal féminin entièrement a cappella. Une autre passion qui fait également appel au travail d’équipe, à la créativité et à la rigueur, mais cette fois en termes de justesse vocale et rythmique!

Diplômes :
• Baccalauréat en psychologie (Université McGill)
• Doctorat en psychologie (Université de Montréal)

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